本規則は埼玉県立越谷北高等学校同窓会（以下同窓会）での同窓会名簿取扱規則について規定する。
第1条　基本方針
同窓会は個人情報保護法に則り、同窓会員(以下、｢正会員」という。)、現・元埼玉県立越谷北高等学校教職員(以下、「特別会員等」という。)に関する個人の情報を法令に準じ適切に管理し、保護に努める。
第2条　利用目的
同窓会活動に係る基本情報として、正会員の把握、連絡先の確保、安否確認。
正会員等への同窓会行事の案内に関するダイレクトメール・電子メール・電話等による情報提供。
同窓会公式ホームページ登録の際の利用者の確認・照会。
第3条　名簿掲載個人情報の特定
当該同窓会において収集する個人情報は、卒業年次、クラス、氏名、性別、住所、電話番号、メールアドレス等とする。
第4条　名簿情報の管理
個人情報は、情報の紛失/漏洩や改変等を防止するために、適切・慎重に管理する。
第5条　名簿情報の取扱責任者
個人情報を適正に取り扱うため、名簿情報取扱統括責任者及び名簿情報取扱責任者を置く。
名簿情報取扱統括責任者は同窓会会長が兼務する。
第6条　名簿管理の委託
名簿管理は役員会承認のもと外部委託することができる。この場合個人情報に関する守秘義務契約を締結した上で業務委託先が適切に個人情報を取扱うよう監督する。
第7条　名簿情報の開示
同窓会は、正会員等の同意を得ずに個人情報を第三者に提供しない。但し、法令の定めに該当する場合は、同意を得ることなく、第三者に提供する場合がある。
第8条　名簿情報の訂正等
正会員および特別会員は個人情報その他の登録された情報の訂正、追加等を同窓会に申し出ること。
第9条　名簿情報の利用可能者
名簿情報を利用できる者は、原則として正会員、埼玉県立越谷北高等学校 (以下、「高校」という。)とする。
第10条　情報取得に関する手続き
情報取得希望時は、所定の情報取得申請書にて同窓会会長に取得を依頼することができる。（付録１．会員情報取得申請書）
名簿情報取扱責任者は、情報取得に関する履歴管理を行う。
第11条　名簿情報取得の範囲
第2条の利用目的を満たす場合に、当事者として名簿情報取得を申請できる情報取得範囲は次のとおりとする。

• 同窓会幹事は、当該クラスの正会員/特別会員の名簿情報。
• 学年幹事長/学年同窓会委員会は、当該学年卒業時の名簿情報。
• 同窓会会長を含む同窓会役員は、全会員の名簿情報。
• 高校は、全会員の名簿情報。

第12条　情報取得当事者以外からの要請
第11条の情報取得の当事者能力を持たないものから申請があったときは、同窓会役員会において目的、本人確認等の審査をおこない、適当と判断した場合のみ承認するものとする。
第13条　情報取得者の管理義務
情報取得者は提供を受けた範囲の名簿情報に関して、取得目的内での利用を順守し、名簿情報に関して管理責任を負う。
提供を受けた情報が実際と異なることがあった場合、その差分を情報取得提供者に報告する。
第14条　情報提供費用
情報提供に対して費用が発生した場合は実費を徴収する場合がある。
第15条　改定
この規則は、同窓会役員会の審議において改定することができる。
附則
この規則は、2015年月04月19日より施行する